Polityka prywatności Roam Play Venue

Administrator danych osobowych

Administratorem Państwa danych osobowych jest Roam Play Venue, prowadzący serwis internetowy pod adresem https://roamplayvenue.com, dalej zwany również „Administratorem” lub „my”.

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych oraz realizacją praw opisanych w niniejszej polityce mogą się Państwo skontaktować z nami za pośrednictwem:

• formularza kontaktowego dostępnego na stronie /contact-us/,
• wiadomości e-mail wysłanej na adres wskazany w sekcji kontaktowej serwisu,
• telefonicznie lub korespondencyjnie zgodnie z danymi podanymi w zakładce Kontakt / Wycena.

Kontakt z Administratorem służy w szczególności zgłoszeniu pytań dotyczących przetwarzania danych, zgłoszeniu sprzeciwu lub prośby o realizację określonych praw wynikających z RODO.

Zakres i cel przetwarzania danych

Korzystanie z serwisu roamplayvenue.com oraz rezerwacja organizowanych przez nas mobilnych, offline’owych wieczorów gier i programów eventowych może wiązać się z podaniem przez Państwa danych osobowych. Podanie danych jest dobrowolne, jednak w niektórych przypadkach może być niezbędne do realizacji określonej usługi (np. przygotowanie oferty, potwierdzenie rezerwacji).

Rodzaje przetwarzanych danych

W zależności od formy kontaktu i rodzaju świadczonej usługi możemy przetwarzać w szczególności następujące dane:

• imię i nazwisko,
• adres e-mail,
• numer telefonu,
• informacje o firmie lub organizacji (np. nazwa, NIP, stanowisko, dane kontaktowe do osoby odpowiedzialnej za event),
• dane dotyczące planowanego wydarzenia (np. typ eventu, lokalizacja, liczba uczestników, preferowana data i godzina, wybrane programy rozrywkowe: poker, programy kasynowe, wieczory tematyczne),
• dane niezbędne do rozliczeń i obsługi księgowej (np. dane do faktury),
• adres IP, identyfikatory plików cookies, dane dotyczące aktywności na stronie (w zakresie opisanym w sekcji o plikach cookies).

Cele przetwarzania danych

Państwa dane osobowe mogą być przetwarzane w następujących celach:

• Obsługa zapytań kierowanych przez formularze na stronie – w tym udzielenie odpowiedzi, przygotowanie indywidualnej oferty oraz kontakt zwrotny w sprawie zapytania.
• Realizacja rezerwacji i zamówień – w tym organizacja mobilnych eventów, dopasowanie programu rozrywkowego do potrzeb (np. wieczory pokerowe, programy kasynowe offline, eventy firmowe, wieczory tematyczne), potwierdzanie szczegółów wydarzenia oraz kontakt operacyjny.
• Przygotowanie i przedstawienie ofert – w szczególności w odpowiedzi na zapytania z zakładki Oferta lub Kontakt / Wycena.
• Realizacja obowiązków prawnych – m.in. w zakresie prowadzenia dokumentacji księgowej i podatkowej, rozpatrywania reklamacji, przechowywania dokumentów związanych z zawartymi umowami.
• Ustalanie, dochodzenie lub obrona roszczeń – w szczególności w razie powstania sporów dotyczących realizacji wydarzenia, płatności czy odpowiedzialności kontraktowej.
• Kontakt marketingowy – za Państwa zgodą możemy wykorzystać dane kontaktowe (np. adres e-mail, numer telefonu) w celu przekazywania informacji marketingowych dotyczących oferty Roam Play Venue, nowych usług, promocji oraz inspiracji eventowych.
• Analiza i udoskonalanie działania strony – poprzez wykorzystywanie danych z plików cookies i podobnych technologii, w celu poprawy użyteczności serwisu, bezpieczeństwa, dopasowania treści oraz mierzenia skuteczności działań marketingowych (szczegóły w sekcji o plikach cookies).

Nie prowadzimy na stronie roamplayvenue.com żadnych usług hazardowych, kasynowych online ani gier o charakterze pieniężnym. Wszystkie opisywane aktywności (w tym poker, ruletka, blackjack i inne gry) mają charakter wyłącznie offline’owych atrakcji eventowych, realizowanych w formie rozrywki bez możliwości zawierania zakładów wzajemnych ani wygranych pieniężnych.

Podstawa prawna przetwarzania danych

Przetwarzanie Państwa danych osobowych odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z:

• Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (RODO),
• Ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych,
• Ustawą z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną,
• Ustawą z dnia 16 lipca 2004 r. Prawo telekomunikacyjne (w zakresie plików cookies i komunikacji elektronicznej),
• oraz innymi właściwymi przepisami prawa polskiego i unijnego regulującymi świadczenie usług i ochronę danych osobowych.

Podstawy prawne działań Administratora (art. 6 RODO)

W zależności od celu, podstawą prawną przetwarzania Państwa danych osobowych może być w szczególności:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – niezbędność do wykonania umowy lub podjęcia działań na Państwa żądanie przed jej zawarciem, np. przygotowanie oferty, obsługa rezerwacji eventu, ustalanie szczegółów programu rozrywkowego;
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze, np. wynikającego z przepisów podatkowych i rachunkowych;
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – realizacja prawnie uzasadnionego interesu Administratora, którym jest w szczególności: obsługa korespondencji, zapewnienie bezpieczeństwa strony, dochodzenie lub obrona roszczeń, prowadzenie podstawowych analiz statystycznych i biznesowych;
• art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda na przetwarzanie danych, np. na otrzymywanie komunikacji marketingowej drogą elektroniczną, zgodę na określone pliki cookies niewymagane do działania serwisu lub dobrowolne podanie dodatkowych informacji w formularzu.

W sytuacjach, w których podstawą przetwarzania jest zgoda, mają Państwo prawo w dowolnym momencie ją wycofać, co nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem zgody.

Prawa osób, których dane dotyczą

W związku z przetwarzaniem danych osobowych przez Roam Play Venue przysługują Państwu następujące prawa wynikające z RODO:

• Prawo dostępu do danych – uzyskania informacji, czy przetwarzamy Państwa dane oraz wglądu w ich treść, a także uzyskania kopii danych.
• Prawo do sprostowania danych – żądania poprawienia lub uzupełnienia danych, które są nieprawidłowe lub niekompletne.
• Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – żądania usunięcia danych w przypadkach przewidzianych przepisami, w szczególności gdy dane nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane, lub gdy cofnęli Państwo zgodę, a nie istnieje inna podstawa przetwarzania.
• Prawo do ograniczenia przetwarzania – żądania ograniczenia przetwarzania danych m.in. na czas rozpatrywania sprzeciwu, weryfikacji prawidłowości danych lub dochodzenia roszczeń.
• Prawo do sprzeciwu – wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora, w tym wobec profilowania, a także sprzeciwu wobec przetwarzania do celów marketingu bezpośredniego.
• Prawo do przenoszenia danych – otrzymania danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz żądania ich przesłania innemu administratorowi, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany.
• Prawo do wycofania zgody – w zakresie, w jakim przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, przysługuje Państwu prawo jej cofnięcia w dowolnym momencie.
• Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – jeżeli uznają Państwo, że przetwarzanie danych narusza przepisy RODO, mogą Państwo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).

W celu realizacji powyższych praw prosimy o kontakt z nami za pomocą danych wskazanych w sekcji Kontakt w sprawie ochrony prywatności lub poprzez formularz w zakładce Kontakt / Wycena.

Udostępnianie danych podmiotom trzecim

Dane osobowe mogą być przekazywane innym podmiotom wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji wskazanych celów i przy zachowaniu odpowiednich środków bezpieczeństwa oraz zgodności z prawem.

Podmioty przetwarzające dane w naszym imieniu

W ramach współpracy biznesowej możemy powierzać przetwarzanie danych osobowych w szczególności:

• podmiotom obsługującym infrastrukturę IT, hosting i utrzymanie serwisu roamplayvenue.com,
• dostawcom narzędzi komunikacyjnych (np. systemy e-mail, formularze kontaktowe),
• firmom świadczącym usługi księgowe, podatkowe i doradcze,
• kancelariom prawnym oraz podmiotom wspierającym nas w dochodzeniu lub obronie roszczeń,
• podwykonawcom zaangażowanym w realizację wydarzeń (np. technika eventowa, obsługa multimediów, fotograf, transport), o ile jest to niezbędne do organizacji eventu.

Wszystkie wymienione podmioty przetwarzają dane na podstawie stosownych umów powierzenia lub innych odpowiednich instrumentów prawnych oraz zobowiązane są do zachowania poufności i stosowania środków bezpieczeństwa na poziomie wymaganym przepisami prawa.

Udostępnianie danych innym odbiorcom

Państwa dane mogą być również przekazane właściwym organom publicznym lub innym podmiotom uprawnionym do ich otrzymania na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa (np. organy podatkowe, organy ścigania, sądy), wyłącznie w zakresie wynikającym z tych przepisów.

Nie sprzedajemy danych osobowych, nie udostępniamy ich również innym podmiotom w celu prowadzenia niezależnych działań marketingowych bez Państwa wyraźnej zgody.

Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Co do zasady staramy się przetwarzać dane osobowe wyłącznie na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). W przypadku korzystania z narzędzi lub usług dostawców technologicznych, których serwery lub centra danych mogą znajdować się poza EOG, przekazywanie danych może jednak nastąpić.

Jeżeli do takiego przekazania dochodzi, odbywa się ono wyłącznie w oparciu o odpowiednie podstawy prawne i zabezpieczenia przewidziane przez RODO, w szczególności:

• decyzję Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony w danym państwie, lub
• standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską, ewentualnie inne instrumenty dopuszczone przez prawo UE.

W takich sytuacjach dokładamy starań, aby poziom ochrony Państwa danych był zbliżony do standardu obowiązującego w EOG. Informacje o konkretnych kategoriach dostawców technologicznych, z których usług korzystamy, mogą zostać przekazane na uzasadnione żądanie skierowane do Administratora.

Okres przechowywania danych

Dane osobowe przechowujemy przez okres nie dłuższy, niż jest to konieczne do realizacji celów, dla których zostały zebrane, lub przez okres wymagany przepisami prawa. Czas przechowywania danych zależy w szczególności od:

• obsługi zapytań i ofert – dane przetwarzane są przez okres prowadzenia korespondencji oraz przez czas niezbędny do udokumentowania jej przebiegu i ewentualnej obrony roszczeń, zwykle nie dłużej niż 3 lata od zakończenia kontaktu, chyba że przepisy prawa wymagają dłuższego okresu;
• realizacji umowy i rezerwacji eventu – dane przechowujemy przez okres obowiązywania umowy, a następnie przez czas wynikający z przepisów podatkowych i rachunkowych oraz okres przedawnienia potencjalnych roszczeń (co do zasady do 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku);
• działań marketingowych – dane przetwarzamy do czasu wycofania przez Państwa zgody lub zgłoszenia sprzeciwu wobec przetwarzania do celów marketingu bezpośredniego;
• pliki cookies – okres przechowywania zależy od rodzaju pliku (sesyjne lub stałe) i jest opisany w ustawieniach przeglądarki oraz w sekcji dotyczącej cookies.

Po upływie okresów wskazanych powyżej dane są usuwane lub poddawane anonimizacji, o ile ich dalsze przechowywanie nie jest wymagane przez obowiązujące przepisy.

Zabezpieczenia i poufność danych

Dokładamy wszelkich starań, aby przetwarzanie Państwa danych osobowych odbywało się z zachowaniem odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, które mają na celu zapewnienie ich bezpieczeństwa i poufności oraz ochronę przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem czy bezprawnym przetwarzaniem.

W szczególności stosujemy m.in. następujące środki:

• stosowanie zabezpieczeń na poziomie serwera i hostingu (w tym rozwiązań chroniących przed nieuprawnionym dostępem),
• szyfrowanie transmisji danych z wykorzystaniem protokołu HTTPS,
• ograniczenie dostępu do danych wyłącznie do osób upoważnionych i przeszkolonych w zakresie ochrony danych osobowych,
• korzystanie z rozwiązań technicznych i organizacyjnych wspierających integralność i poufność danych (np. silne hasła, kontrola dostępu, kopie zapasowe),
• stałe monitorowanie i aktualizowanie stosowanych technologii w celu minimalizacji ryzyk związanych z przetwarzaniem danych.

Zobowiązujemy się również do zachowania poufności wszelkich informacji i danych osobowych, które uzyskujemy w związku z realizacją usług oraz obsługą mobilnych wydarzeń rozrywkowych.

Pliki cookies i technologie śledzące

Serwis roamplayvenue.com może wykorzystywać pliki cookies oraz podobne technologie (np. lokalne magazyny przeglądarki) w celu zapewnienia prawidłowego działania strony, poprawy jej funkcjonalności, analizowania ruchu oraz, za Państwa zgodą, w celach marketingowych.

Czym są pliki cookies?

Cookies to niewielkie pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu końcowym użytkownika (np. komputerze, smartfonie, tablecie) podczas korzystania z serwisu. Umożliwiają one m.in. zapamiętanie wybranych ustawień, rozpoznanie przeglądarki przy kolejnej wizycie oraz zbieranie danych statystycznych o sposobie korzystania ze strony.

Rodzaje wykorzystywanych cookies

• Cookies niezbędne – umożliwiające prawidłowe działanie serwisu, w szczególności nawigację, obsługę formularzy, zapis wybranych ustawień (np. preferencje dotyczące zgody na cookies). Ich stosowanie jest konieczne do korzystania ze strony i nie wymaga dodatkowej zgody.
• Cookies funkcjonalne i preferencji – pozwalające zapamiętać wybrane ustawienia użytkownika oraz usprawnić korzystanie z serwisu (np. zapamiętanie danych w formularzu na czas sesji, preferencje językowe, sposób wyświetlania treści).
• Cookies analityczne i statystyczne – służące do zbierania anonimowych informacji o sposobie korzystania z serwisu (np. liczba odwiedzin, czas spędzony na stronie, najczęściej odwiedzane podstrony), co pozwala nam analizować ruch i ulepszać funkcjonalność serwisu.
• Cookies marketingowe – wykorzystywane wyłącznie za Państwa zgodą, w celu dopasowania treści marketingowych oraz mierzenia skuteczności kampanii promujących nasze usługi (np. mobilne wieczory pokerowe, programy kasynowe offline, eventy firmowe, wieczory tematyczne).

Zarządzanie plikami cookies

Podczas pierwszej wizyty w serwisie mogą Państwo wybrać preferencje dotyczące plików cookies za pomocą wyświetlanego komunikatu. Zgoda na korzystanie z niektórych kategorii cookies (np. analitycznych lub marketingowych) jest dobrowolna i może zostać w każdej chwili wycofana lub zmieniona.

Możliwe jest również samodzielne zarządzanie plikami cookies z poziomu przeglądarki internetowej – np. poprzez blokowanie wybranych typów cookies, usuwanie istniejących plików lub ustawienie powiadomień o ich zapisywaniu. Szczegółowe informacje znajdują się w ustawieniach danej przeglądarki oraz w jej dokumentacji pomocy.

Ograniczenie stosowania cookies niezbędnych może jednak spowodować utrudnienia w korzystaniu z serwisu, w tym w obsłudze formularzy czy procesie zapytania o wycenę eventu.

Zmiany polityki prywatności

Niniejsza polityka prywatności może podlegać okresowym aktualizacjom, w szczególności w przypadku zmiany obowiązujących przepisów prawa, wdrożenia nowych funkcjonalności w serwisie roamplayvenue.com lub modyfikacji sposobu świadczenia usług (np. rozszerzenia oferty o nowe programy eventowe, formaty wieczorów tematycznych, warianty gier offline).

Zaktualizowana wersja polityki prywatności będzie publikowana na niniejszej podstronie wraz z odpowiednią adnotacją dotyczącą daty wprowadzenia zmian. Zachęcamy do regularnego zapoznawania się z treścią dokumentu w celu pozostania na bieżąco z zasadami ochrony prywatności.